Hogyan kezeljem egyszerűen online a közműveket a kiadott lakásban?

Sokan találhatták magukat szemben, azzal a helyzettel, hogy az ingatlan még akkor sem passzív befektetési forma, ha a bérlő egy kisangyal és semmilyen meghibásodás nem történik. Ennek oka a közművek folyamatos kezelése, mivel azok sok esetben a tulajdonos nevén maradnak. Nézzünk meg egy-két tapasztalati tanácsot, hogyan lehet ezt online számlázás esetén, kevesebb stresszel és rövidebb idő alatt megtenni.

Megjegyzés: a cikk nem az online és offline módot hasonlítja össze és nem is azt elemzi, hogy megéri-e a tulajdonosnak a saját nevén hagynia a szolgáltatókat. Ezeket majd a folytatásban, egy későbbi cikk keretében.

Amikor elkezdtem foglalkozni lakáskiadással, nem is gondoltam, hogy mekkora kellemetlenség lesz a közművek pontos havi koordinálása. Némi kutakodás után úgy döntöttem, hogy a saját nevemen hagyom a közműveket és a 21. századnak megfelelő módon, online fogom a számlákat intézni. De rá kellett jönnöm, hogy átgondolt folyamatok nélkül kimondottan idegesít, hogy minden hónapban ezzel kell bajlódnom. De milyen problémák is merültek fel?

1. Az előző havi számlák nem voltak elérhetőek a közüzemi szolgáltatók részéről a bérleti szerződésben rögzített időpontig. Így késve kapta meg a bérlő is, ami néha bérleti díj késői utalását eredményezte.
2. A leolvasások teljesen változó időpontban vannak és még csak nem is változtatható ez az időpont (teljesen „ügyfélbarát”). Ennek következtében, előfordult, hogy egy-egy diktálás elmaradt a közműszolgáltatók irányába.
3. A bérlő elfelejtette az óraállás rögzítését – ezt csak akkor vettem észre, ha már nekem kellett a szolgáltatók felé beolvasni az értékeket. Ez megint csak elmaradt diktálást és izzadt tenyereket eredményezett.
4. Mivel a számlák össze-vissza érkeznek, résen kellett lenni, hogy minden egyes számla továbbítva legyen a bérlőknek.
5. Mint tulajdonos, átutalással rendeztem a felmerülő számlákat. Ez pedig magában rejtette a késésnek a lehetőségét, ami ugyan nem sok, pár forintos, de késedelmi kamathoz vezetett.

Hogyan kerülhetjük el ezeket a problémákat? – Jól definiált folyamatokkal és eszközökkel. Ha ezek megvannak, akkor hátradőlhetünk, mert a feladatok biztosan időben el lesznek végezve. Mi is nyugodtabbak lehetünk és a bérlőink is elégedettebbek lehetnek velünk, mint tulajdonossal.

A fent említett problémákból tanulva, mi a következő folyamatot határoztuk meg:

1. A bérleti szerződésben figyelembe vesszük a havi diktálások és a közművek számla kiállítása közötti eltelt időt
2. Nem ragaszkodunk az előző havi számlákhoz, csak az aktuálisan elérhető számlákat továbbítjuk a bérlőnek.
3. A bérlő egy rögzített napon diktálja a mérőórákat és fizeti az előző havi bérleti díjat.
4. A határidőt követő munkanapon ellenőrizzük az utalást és a rögzített mérőállásokat.
5. A közművek emlékeztetőkkel kezeljük.
6. A számlákat csoportos beszedés formájában fizetjük, így nincsenek elmaradásaink.

Hogyan valósítsuk meg ezt a gyakorlatban? – milyen eszközöket használjunk?

Első megközelítésben szükségünk lesz egy jó bérleti szerződésre, egy táblázatkezelő szoftverre, egy online tárhelyre és egy naptárra. Az előbbihez mindenképp érdemes egy jó ügyvédhez fordulnunk, a Google különböző webes alkalmazásainak használatával pedig az utóbbi három elemet akár egy csapásra, ingyenes elintézhetjük. De nézzük részletesen a fontosabb pontokat:

1. A legfontosabb, hogy egy jól átgondolt és megszerkesztett bérleti szerződést adjunk a bérlőnek, amely már tartalmazza a havi folyamatokat a közüzemi szolgáltatások ügyintézését illetően.
2. A fizetés kötelezettséget egy táblázatkezelő programban rögzítsük.
3. A számlákat és a fényképezett mérőállásokat helyezzük el az online tárhelyünkön. Ezt a tárhelyet osszuk meg a bérlőnkkel is.
4. Hozzunk létre havi emlékeztetőt a különböző cselekményekre a naptárunkban. (Ezeket az emlékeztetőket soha ne kapcsoljuk ki, amíg a feladatot nem végeztük el!)
5. Mint tulajdonos, csoportos beszedés útján fizetünk, a késedelme és a plusz munka elkerülése érdekében.

Konklúzió

Ha magunk üzemeltetjük a lakásunkat és a magunk nevén tartjuk közműveket, akkor a jó folyamatok és eszközök segítségével tudjuk havi pár percre csökkenteni a közüzemi szolgáltatások ügyintézésével töltött munkánkat. Tehát, ezzel a módszerrel, stressz mentesen kezelhetjük az ingatlanunk számlaügyeit. Természetesen, csak abban az esetben, ha a bérlő is közreműködik, de erről majd egy későbbi cikkben.

A minta táblázat privát üzenetben kérheted! Ha egyéb kérdéseid merülnének fel, írj kommentbe!